Wat is AO?
Administratieve organisatie → “Voorkomen van een puinhoop”.
Vier begrippen van belang:
1. Besturen → “de gewenste richting geven”
2. Doen functioneren → “de tent moet draaien”
3. Beheersen → “activiteiten verlopen volgens plan”
4. Verantwoording afleggen → zowel intern als externAdministratieve organisatie
Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie t.b.v. het besturen en doen functioneren van een organisatie en t.b.v. de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Cruciaal begrip in AO : Betrouwbare informatie
Juist à Klopt het wat er staat?
Volledig à Staat alles er wat er moet staan?
(volledigheid van opbrengsten)
Tijdig à Is de informatie tijdig?
Stap 1 – Initiatief tot inkoop:
Benodigde informatie:
– Informatie voorraden
– Informatie sales-acties
– Informatie historische verkoopgegevens
Risico’s:
– Foute artikelen worden ingekocht
– Te veel of te weinig wordt ingekochtStap 2 – Beslissing:
Benodigde informatie:
Informatie over prestaties leveranciers over:
– Leveringsbetrouwbaarheid
– Kwaliteit
– Service
Informatie over de “markt”
Overzicht inkoopbeslissingen omkoopmedewerkers
Items:
– Leveranciersbeoordeling
– Offerteregister
– Europese aanbesteding
– Long list / short list
– Valuta- en prijsrisico’s: Als Plieger in gaat kopen in China.
Risico’s:
– Inkoop bij betrouwbare leverancier
– Inkoper koopt in bij ‘bevriende’ leverancier.
– Te hoge prijs
Stap 3 – Uitvoering:
Benodigde informatie:
– Leveranciersgegevens
– Contractgegevens (afroepcontract, contract dat je verplicht bijvoorbeeld 20.000 wc’s in gaat kopen, als je dit niet doet krijg je een boete).
– Bestelgegevens
Items:
– Contractenregister
– Raamcontract
– Stambestand leveranciers
Risico’s:
Inkoopcontract bevat fouten
Stap 4 – Afwikkeling:
Benodigde informatie:
– Bestel gegevens (wat / wanneer)
– Leveranciersgegevens
– Afgesproken kwaliteit
1. Bestelling geplaatst
2. Ontvangst van goederen
3. Factuur
Items:
– Three way matching
– Spookfacturen
– Retourzendingen
– Bestelbon / ontvangst bon
Risoco’s:
– Foutieve goederen worden ontvangen
– Facturen worden niet of te laat betaald
– Facturen worden betaald voor goederen die niet zijn besteld en/of geleverd.
Vier fasen in het verkoopproces:
Marketing:
– product
– prijs
Orderverkrijging:
– Orderontvangst
– Orderacceptatie
Uitvoering:
– Levering
– Facturering
Afwikkeling:
– Incasso
Gereedschapskoffer:
7 maatregelen die genomen kunnen worden om
risico’s in het bedrijf de voorkomen of te verbeteren.
Functiescheiding:
Als je alles kunt dan kun je ook makkelijk frauderen. Daarom is functiescheiding belangrijk. Iemand mag niet alles zelf doen.Vakkenvullen: Uitvoeren
Kassa: Bewaren
Beschikken: Wie koopt er in?
Automatisering:
Eilandautomatisering: Allemaal losse subsystemen, is niet handig.
ERP systemen: Alle systemen die aan elkaar gekoppeld zijn. Inkoopsysteem, voorraadsysteem, betaalsysteem.
Interneteconomie : cloudcomputing
General controls :
fundament
procesoverstijgend: Een heel belangrijk element, stijgt boven alle processen uit.
autorisaties: Je krijgt bepaalde bevoegdheden toegekend.
backup & recovery
toegangsbeveiliging/wachtwoordbeveiliging
logging: Alle mutaties die in een systeem komen worden bijgehouden. Waarom? Soms kan het zijn dat sommige mensen bevoegdheden krijgen toegewezen terwijl dit niet de bedoeling is.
Application controls :
(Geprogrammeerde controles)
Invoercontroles
Verbandcontroles
Waarschijnlijkheidscontroles
Kaders en normen:
Kostprijscalculaties
Verkoopprognoses
Afdelingsbudgetten
Begrotingen
Richtlijnen/procedures:
“Een procedure is een reeks instructies die op volgorde moet worden uitgevoerd”.
Verbandcontroles:
– financiële administratie heeft centrale rol
– vergelijking IST en SOLL
– waardekringloop
Steekproefcontrole:
Zelfscan bij de Jumbo
Oogtoezicht
Camerabewaking
4-ogenprincipe:
– Oogtoezicht door baas
– Oogtoezicht door winkelmedewerkers. Je controleert samen.
soms doen ze het ook alleen, omdat ze een kosten/baten afweging maken.
Processen:
Inkoopproces
Initiatief tot inkoop
Beslissing
Uitvoering
Raamcontract – Afroepcontract
Afwikkeling
Voorraadproces
Technisch open OF gesloten magazijn
Administratief open Of gesloten
Verkoopproces
Marketing
Orderverkrijging
Uitvoering
Afwikkeling
Personeelsproces
Organisatie
Formatie
Instroom
Behoud
Uitstroom
Financieel-administratief proces
Financiële administratie
Salarisadministratie
Controlling
Treasury
Productieproces
Voorcalculatie
Planning
Afgifte grondstoffen
Productie
Afgifte gereed product
Nacalculatie
Administratieve organisatie → “Voorkomen van een puinhoop”.
Vier begrippen van belang:
1. Besturen → “de gewenste richting geven”
2. Doen functioneren → “de tent moet draaien”
3. Beheersen → “activiteiten verlopen volgens plan”
4. Verantwoording afleggen → zowel intern als externAdministratieve organisatie
Administratieve organisatie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie t.b.v. het besturen en doen functioneren van een organisatie en t.b.v. de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Cruciaal begrip in AO : Betrouwbare informatie
Juist à Klopt het wat er staat?
Volledig à Staat alles er wat er moet staan?
(volledigheid van opbrengsten)
Tijdig à Is de informatie tijdig?
Stap 1 – Initiatief tot inkoop:
Benodigde informatie:
– Informatie voorraden
– Informatie sales-acties
– Informatie historische verkoopgegevens
Risico’s:
– Foute artikelen worden ingekocht
– Te veel of te weinig wordt ingekochtStap 2 – Beslissing:
Benodigde informatie:
Informatie over prestaties leveranciers over:
– Leveringsbetrouwbaarheid
– Kwaliteit
– Service
Informatie over de “markt”
Overzicht inkoopbeslissingen omkoopmedewerkers
Items:
– Leveranciersbeoordeling
– Offerteregister
– Europese aanbesteding
– Long list / short list
– Valuta- en prijsrisico’s: Als Plieger in gaat kopen in China.
Risico’s:
– Inkoop bij betrouwbare leverancier
– Inkoper koopt in bij ‘bevriende’ leverancier.
– Te hoge prijs
Stap 3 – Uitvoering:
Benodigde informatie:
– Leveranciersgegevens
– Contractgegevens (afroepcontract, contract dat je verplicht bijvoorbeeld 20.000 wc’s in gaat kopen, als je dit niet doet krijg je een boete).
– Bestelgegevens
Items:
– Contractenregister
– Raamcontract
– Stambestand leveranciers
Risico’s:
Inkoopcontract bevat fouten
Stap 4 – Afwikkeling:
Benodigde informatie:
– Bestel gegevens (wat / wanneer)
– Leveranciersgegevens
– Afgesproken kwaliteit
1. Bestelling geplaatst
2. Ontvangst van goederen
3. Factuur
Items:
– Three way matching
– Spookfacturen
– Retourzendingen
– Bestelbon / ontvangst bon
Risoco’s:
– Foutieve goederen worden ontvangen
– Facturen worden niet of te laat betaald
– Facturen worden betaald voor goederen die niet zijn besteld en/of geleverd.
Vier fasen in het verkoopproces:
Marketing:
– product
– prijs
Orderverkrijging:
– Orderontvangst
– Orderacceptatie
Uitvoering:
– Levering
– Facturering
Afwikkeling:
– Incasso
Gereedschapskoffer:
7 maatregelen die genomen kunnen worden om
risico’s in het bedrijf de voorkomen of te verbeteren.
Functiescheiding:
Als je alles kunt dan kun je ook makkelijk frauderen. Daarom is functiescheiding belangrijk. Iemand mag niet alles zelf doen.Vakkenvullen: Uitvoeren
Kassa: Bewaren
Beschikken: Wie koopt er in?
Automatisering:
Eilandautomatisering: Allemaal losse subsystemen, is niet handig.
ERP systemen: Alle systemen die aan elkaar gekoppeld zijn. Inkoopsysteem, voorraadsysteem, betaalsysteem.
Interneteconomie : cloudcomputing
General controls :
fundament
procesoverstijgend: Een heel belangrijk element, stijgt boven alle processen uit.
autorisaties: Je krijgt bepaalde bevoegdheden toegekend.
backup & recovery
toegangsbeveiliging/wachtwoordbeveiliging
logging: Alle mutaties die in een systeem komen worden bijgehouden. Waarom? Soms kan het zijn dat sommige mensen bevoegdheden krijgen toegewezen terwijl dit niet de bedoeling is.
Application controls :
(Geprogrammeerde controles)
Invoercontroles
Verbandcontroles
Waarschijnlijkheidscontroles
Kaders en normen:
Kostprijscalculaties
Verkoopprognoses
Afdelingsbudgetten
Begrotingen
Richtlijnen/procedures:
“Een procedure is een reeks instructies die op volgorde moet worden uitgevoerd”.
Verbandcontroles:
– financiële administratie heeft centrale rol
– vergelijking IST en SOLL
– waardekringloop
Steekproefcontrole:
Zelfscan bij de Jumbo
Oogtoezicht
Camerabewaking
4-ogenprincipe:
– Oogtoezicht door baas
– Oogtoezicht door winkelmedewerkers. Je controleert samen.
soms doen ze het ook alleen, omdat ze een kosten/baten afweging maken.
Processen:
Inkoopproces
Initiatief tot inkoop
Beslissing
Uitvoering
Raamcontract – Afroepcontract
Afwikkeling
Voorraadproces
Technisch open OF gesloten magazijn
Administratief open Of gesloten
Verkoopproces
Marketing
Orderverkrijging
Uitvoering
Afwikkeling
Personeelsproces
Organisatie
Formatie
Instroom
Behoud
Uitstroom
Financieel-administratief proces
Financiële administratie
Salarisadministratie
Controlling
Treasury
Productieproces
Voorcalculatie
Planning
Afgifte grondstoffen
Productie
Afgifte gereed product
Nacalculatie